Código de Ética y Buenas Prácticas

Codigo: GG-C-02

Validez: 15 – 02 – 2018

Versión: 01

 

1. INTRODUCCIÓN 

Desde el inicio de la organización ENTERPRISE MANAGEMENT SERVICES EMS SAS, ha establecido prácticas comerciales bajo los principios de honestidad, integridad, trato justo y cumplimiento con todas las leyes aplicables. Desde entonces, la gerencia, en el marco de la importancia que tiene para la organización que sus acciones en el ejercicio de sus funciones sean transparentes, éticas y de acuerdo con la ley, decida adoptar el presente Código de Ética y Buen Gobierno en el que se encuentra. reglas de comportamiento que deben ser observadas por ellos, tanto dentro de la organización como en sus relaciones con los clientes, proveedores y autoridades.

El cumplimiento de este Código será obligatorio para todos los trabajadores de EMS S.A.S. por lo tanto, siempre deben actuar teniendo en cuenta lo que se prevé en él.

En este Código, se regulan los siguientes temas:

  • Principios éticos que deben observar los administradores y funcionarios.
  • Cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y estatutarias.
  • Situaciones que generan conflictos de intereses.
  • Actuaciones prohibidas.
  • El uso de información privilegiada.
  • Relaciones con los clientes de la empresa.
  • Relaciones con proveedores.
  • Comportamientos relacionados con la limitación de regalos y atenciones recibidas.
  • Dedicación al trabajo.
  • Sanciones en caso de incumplimiento.

El incumplimiento del Código de Ética y Buen Gobierno de EMS S.A.S por parte de sus empleados y el consejo de administración conllevará las medidas administrativas y las sanciones correspondientes que se prevén en él.

 

2. PRINCIPIOS ÉTICOS

El comportamiento de todo el personal debe estar de acuerdo con los siguientes principios:

 

  1. Integridad: este principio se refiere al comportamiento irreprochable que deben tener los administradores y funcionarios de EMS S.A.S, quienes deben observar un comportamiento irreprochable en cualquier situación, especialmente en aquellos que atentan contra su honestidad.
  2. Implica rectitud en la forma de pensar y en las acciones personales, profesionales y laborales, que deben guiarse por el respeto hacia las personas y la propiedad ajena.
  3. Ejemplar: Implica que todos los comportamientos y conductas de los administradores y funcionarios deben ser un ejemplo de cumplimiento y representación de EMS S.A.S
  4. Es la virtud que nos permite enfrentar y rendir cuentas de todos los actos, asumiendo las consecuencias de los mismos.
  5. Sentido de pertenencia. Corresponde a un profundo compromiso de los funcionarios de EMS S.A.S, con sus logros y objetivos, identificándose como parte de la institución.
  6. Es la aplicación sistemática y rigurosa de los principios, normas y procedimientos para el ejercicio de las funciones a cargo y de las tareas encomendadas.
  7. Consiste en actuar de manera íntegra, franca, fiel y objetiva. Es responsabilidad de cada uno de los oficiales garantizar el cumplimiento de las regulaciones legales y estatutarias y las disposiciones internas de EMS S.A.S. La lealtad permisiva en relación con la violación de las reglas por parte del jefe o superior no debe existir cuando se trata de aplicar el principio de lealtad a la sociedad.
  8. Se trata de ejercer las funciones a cargo de manera eficiente y oportuna, buscando cumplir adecuadamente los propósitos comerciales de la entidad y atender oportunamente las necesidades y expectativas de los clientes.
  9. Consiste en actuar de manera clara frente a los demás, especialmente frente a los clientes, acreedores, inversores y la sociedad misma.
  10. Equidad e Imparcialidad. Los destinatarios de este Código establecerán y ejercerán un tratamiento objetivo e imparcial con respecto a los clientes de la empresa y sus accionistas, evitando tratamientos injustificadamente diferentes.

 

3. REGLAS DE CONDUCTA GENERAL

Los oficiales de EMS S.A.S deben cumplir con sus obligaciones conforme a las siguientes reglas de conducta de carácter general:

    • Deben actuar en el ejercicio de sus funciones dentro del marco constitucional y legal colombiano y cumplir estrictamente con las reglas e instrucciones emitidas por las autoridades colombianas y extranjeras de los países donde la compañía realiza operaciones para desarrollar su propósito corporativo.
    • También deben cumplir con las disposiciones de los estatutos y las disposiciones del código.
    • Quien delegue funciones tomará las medidas necesarias para controlar y monitorear el desempeño de las funciones delegadas.
    • Los funcionarios están obligados a asistir a la capacitación para programar a la empresa, asumiéndolas seriamente y deberán realizar el desarrollo de sus funciones para obtener conocimiento de ellas.
    • Seleccionaron estrictamente a funcionarios de la compañía que verificaban su integridad y moralidad.
    • Deberán en todos los casos, con criterios justos, evitar dar o promover interpretaciones cautivadoras que tiendan a beneficiar a las personas frente a terceros o empresas.
    • Prestan sus servicios únicamente para operaciones legítimas de yprudentes.
    • Conservarán, protegerán y respetarán la propiedad intelectual y los derechos de autor, con respecto a todos los productos, publicaciones y servicios creados, desarrollados o utilizados por la empresa.
    • Los actos realizados para desarrollar poderes se han otorgado como una expresión de confianza, deben realizarse dentro de los límites asignados y de conformidad, en todos los casos, con las reglas y regulaciones, y deben orientarse con un enfoque saludable que tiende a beneficiar los intereses de la empresa. y clientes.
    • Los funcionarios notifican sin demora a sus superiores inmediatos cualquier hecho o irregularidad por parte de otro funcionario que afecte o pueda dañar los intereses de la empresa.
    • Están sujetos a control interno establecido por la empresa.
    • Respetan el uso de la propiedad intelectual.
    • Los funcionarios mantienen el respeto absoluto y el trato adecuado con los superiores, colegas, clientes, proveedores, contratistas, invitados o visitantes de la empresa.
    • No uso, ventajas o beneficios otorgados por la empresa a sus funcionarios para favorecer a terceros.

     

    1. Incompatibilidades específicas y descalificaciones.

    Además de las reglas generales establecidas en los estatutos, en este Código de ética y buen gobierno de la compañía en términos de incompatibilidades e inhabilitaciones, los funcionarios de la compañía estarán sujetos a las siguientes prohibiciones:

    • No pueden ser directores u oficiales de otra compañía con el mismo propósito comercial de EMS SAS o para operar la misma línea de negocios.
    • No pueden ser Directores o funcionarios de entidades que sean directa o indirectamente miembros de otra entidad que tenga el mismo propósito corporativo de EMS SAS o para operar la misma línea de negocios.

     

    1. cooperación con las autoridades

    Los funcionarios de SAS EMS deben trabajar de manera oportuna, adecuada y eficiente con las autoridades para cumplir con sus deberes.

    También estarán obligados a informar a las autoridades competentes cualquier conducta que conozca la ocasión de sus deberes relacionados con actividades delictivas.

    El gerente deberá ser informado inmediatamente de cualquier solicitud que se haga por las autoridades se recibe. Los siguientes funcionarios serán responsables de preparar el borrador de respuesta a los requisitos:

    1. Requisitos de carácter contable. Los requisitos de las autoridades con respecto a los asuntos de la tasa contable serán atendidos por el contador y el gerente.
    2. Requisitos en materia tributaria. Los requisitos de las autoridades con respecto a los asuntos de tasa de impuestos serán atendidos por el contador y el gerente.
    3. Requerimientos del cliente. La preparación de la respuesta a las solicitudes de las autoridades relacionadas con la información del cliente estará a cargo de la administración.
    4. Requisitos en materia laboral. La gestión y los recursos humanos atenderán los requisitos laborales.
    5. Otros requerimientos. El Gerente deberá designar al funcionario adecuado para cumplir con los diferentes requisitos a los anteriores.

     

    1. PRÁCTICAS PROHIBIDAS

    Todos los directores y funcionarios de la empresa deben actuar con ética y lealtad en los negocios. En virtud de esto se consideran prácticas prohibidas y como tales no deberán:

    1. Otorgada, directa o indirectamente, remuneración, comisión, corretaje u otro beneficio para la favorabilidad de una empresa o una solicitud.
    2. Facilitar o promover cualquier práctica que tenga como efecto principal permitir la evasión fiscal. Además, no podrán llevar a cabo operaciones o contratos con personas físicas o jurídicas a través de los cuales se permita la evasión fiscal.
    3. Recibir comisiones o regalos de terceros para una operación de la empresa.
    4. Dar efecto a las solicitudes de un cliente cuando se conoce o razonablemente que están destinadas a eludir las leyes o regulaciones sospechosas.
    5. Utilizar cualquier competencia o práctica desleal de restringir la competencia.
    6. Divulgar a terceros información confidencial sobre clientes, operaciones o gestión de la empresa.
    7. Poner en cuenta el logro de los principios éticos de los objetivos de negocio.
    8. Participar en la gestión de actividades comerciales o contrarias a los intereses de la empresa o que puedan perjudicar su tiempo completo o el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades.
    9. Asesorar o intervenir en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos indebidos o punibles, o que puedan ser utilizados para confundir o sorprender la buena fe de terceros o utilizarse de manera contraria al interés público o a los intereses de la empresa.
    10. Utilizando los símbolos de la empresa o actos irrespetuosos, actos burlescos o indignos.
    11. Comprometiendo las aprobaciones a cambio de regalos o favores.
    12. La compañía de nóminas es privada. Por lo tanto, en ningún caso se comunicará a terceros o personas no autorizadas información sobre el personal, incluidos los salarios u otra información.
    13. trato discriminatorio o acoso debido a la edad, raza, sexo, condición física, creencias, nacionalidad, idioma o afiliación política o la libre expresión de su sexualidad.
    14. Recibir de proveedores y clientes, regalos o favores que pretenden, por la naturaleza o importancia del regalo, inclinar a quienes los acepten a preferir a su donante en cualquier negocio llevado a cabo por la Compañía.

    En cualquier caso, interna o externa a la empresa en la que un Director u oficial sea representativo de la misma, deberá cumplir con las normas de presentación y la buena conducta.

     

        1. CONFLICTO DE INTERESES

      7.Definición

      • Dentro de la dirección comercial de la empresa, sus directivos tienen el deber legal de abstenerse de tomar una decisión o realizar cualquier operación cuando se encuentran en un conflicto de intereses. A tal efecto, el término situación de conflicto de intereses en virtud del cual, debido a su actividad, las personas mencionan alternativas de conducta se enfrentan con respecto a intereses contradictorios, ninguno de los cuales puede privilegiar en respuesta a sus obligaciones legales o contractuales. En este sentido, los funcionarios de la empresa estarán en un conflicto de intereses cuando tengan que elegir entre:
        • Utilidad propia y empresa.
        • La utilidad de un tercero que se encuentra vinculado y empresarial.

      El conflicto de intereses implica una situación que, por las razones expuestas anteriormente, puede perjudicar la objetividad a la vez en la determinación.

      7.1 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR SITUACIONES DE MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERESES

      Cuando un funcionario de la empresa se encuentre en una situación que, de acuerdo con los parámetros establecidos en este Código constituye un conflicto de intereses, deberá ponerlo en conocimiento de inmediato a la autoridad competente y, en cualquier caso, no participará ni intervendrá en ninguna forma en las deliberaciones o al tomar la decisión o para llevar a cabo la operación que implica actuar en un conflicto de intereses.

      En el caso de otros funcionarios, la manifestación del conflicto de intereses debe hacerse al superior inmediato, quien examinará el caso y asumirá o delegar a otra persona el asunto para el cual el conflicto de intereses apropiado.

      Una vez revelado el conflicto, es posible resolver la obtención de autorización previa de la autoridad competente, la autorización sólo puede darse cuando el acto no perjudique los intereses de la empresa.

       

      7.2 INFORMACIÓN PRIVILEGIADA.

      Información privilegiada significa que la información de carácter específico o sujeta a reserva, que no ha sido divulgada al público, no tiene el deber de hacerlo.

      Está sujeto a información confidencial de la empresa.

      En cuanto a la información privilegiada, los directores y directivos de la organización deben observar las siguientes normas:

        1. Poseer información privilegiada relacionada con la Compañía puede utilizarla sólo para el ejercicio de sus funciones.
        2. Deben mantener dicha información confidencial hasta que se adquiera pública.
        3. Mantener dicha información confidencial con la obligación de mantenerla confidencial.
        4. Se guardaron a causa de una citación u orden emitida por un tribunal competente o por un órgano judicial, administrativo o legislativo en el ejercicio de sus facultades legítimas no divulgar información privilegiada en su poder con respecto a la empresa, sus clientes o sus proveedores sin obtener el consentimiento previo por escrito de estos últimos.
        5. Deben abstenerse de hacer un uso indebido de información privilegiada para obtener beneficios para sí mismo o para un tercero, ya sea una persona física o jurídica.
        6. Se abstendrán de divulgar información relacionada con la empresa o los clientes con sus planes, políticas, adquisiciones, inversiones, estados financieros, datos de contacto con el cliente, beneficios, estrategias de marketing y oportunidades de negocio.
        7. Esto se entenderá sin perjuicio de la divulgación de esta información hará que los funcionarios de la empresa para el desempeño de sus funciones o en virtud de una orden de una autoridad competente o la normativa vigente.
        8. Se abstendrán de comentar en lugares públicos que pongan en peligro la información privilegiada y de divulgar información a terceros ofertas competitivas, cotizaciones, precios y propuestas de beneficios.
        • RELACIONES Y PROVEEDORES DE CLIENTES

      8.1 Principios generales

      Relaciones de la empresa con clientes y proveedores basadas en los siguientes principios:

        • negocios con personas para las que no se hará se sabe para observar el comportamiento corporativo o contrario a las leyes o evidencia de personal que se toma.
        • Los clientes y proveedores de la empresa serán seleccionados teniendo en cuenta su honestidad, moralidad, las disposiciones del Manual para la Gestión de Riesgos de Lavado de Dinero, Financiación del Terrorismo y la Corrupción, especialmente según lo establecido en el Código.
        • Todos los aspectos jurídicos sobre prácticas comerciales restrictivas deben ser observados por la empresa, sus directores y directivos, de acuerdo con los principios de sana competencia.

       

      8.2. Relación con el cliente

      En las relaciones con los clientes empresariales, especialmente se tendrá en cuenta lo siguiente:

        • Las solicitudes, quejas y solicitudes que la empresa haya realizado sus clientes serán atendidas de manera oportuna y precisa.
        • No se le puede dar un trato desigual por razones políticas, religiosas, de sexo, raza, nacionalidad, económica, social, técnica o científica.
        • Que se les dé información precisa sobre la empresa y sus servicios.

       

      8.3. Relaciones con proveedores

      Los funcionarios de la empresa deben observar las normas, políticas y procedimientos que establece para la ejecución de todos los procesos de contratación, compras y el uso adecuado de los recursos, que tendrán como objetivo que dichos procesos se lleven a cabo de manera rápida y eficiente y condiciones racionales.

      Las actuaciones de los involucrados en el proceso de contratación de proveedores deben cumplir con los principios éticos y la conducta establecidos en este Código.

       

      1. SUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO

      Corresponde al consejo y a la dirección de la empresa, un buen ejemplo en sus acciones y garantizar el cumplimiento y la aplicación de este Código de ética y buen gobierno con respecto a sus subordinados.

      La supervisión general del cumplimiento de este Código de ética y buen gobierno, será llevada a cabo por el oficial de cumplimiento designado y la dirección.

      Este código debe ser conocido e implementado por los funcionarios de la empresa, siendo obligatorio su amplia difusión e inclusión en los contratos de trabajo o proyectos de la empresa.

       

      1. Sistema de penalización

      En caso de violación de las normas establecidas en este Código de ética y buen gobierno por parte de un miembro del Consejo de Administración, de acuerdo con la gravedad del delito en que se incurra al hacerlo, el Presidente del Consejo informó de este hecho a la Asamblea General de Accionistas para hacer pt las medidas necesarias.

      Si la violación de las reglas establecidas en este Código proviene de un representante legal de la empresa que no es miembro del Consejo, será hasta evaluar la gravedad del delito y solicitar explicaciones del caso. Sobre la base de esto, procederá a imponer la sanción que considere oportuna, que puede consistir en una reprimenda con una copia al currículum o despido.

      A los efectos de evaluar la falta de la Junta, la Junta considerará, entre otras cosas, lo siguiente: el grado de negligencia o mala conducta intencional que haya actuado como delincuente; el alcance del daño a la empresa o del peligro presentaba sus intereses, y la reincidencia en la comisión de violaciones del Código.

      En el caso de violaciones de las normas establecidas en el presente Código por parte de otros funcionarios de la empresa, evaluando la gravedad del delito y la solicitud de explicaciones respectivas, corresponderá al gerente, que también determine la sanción que se les impondrá, que puede consistir en de una advertencia verbal, una copia escrita al currículum, suspensión o despido de la reprimenda del cargo, y en cualquier caso teniendo en cuenta las disposiciones de las normas laborales internas.

      Lo anterior se entiende sin perjuicio de cualquier acción penal, administrativa, civil o de cualquier otra incitación a la incumplirla.

       

      1. DECLARACIÓN DE CONOCIMIENTO Y COMPROMISO DE CUMPLIMIENTO

      Todos los funcionarios de la empresa son responsables del conocimiento y la comprensión de las disposiciones de este Código de ética y buen gobierno dentro de sus áreas específicas de responsabilidad y supervisión.

      La inscripción de cualquier funcionario a la Compañía deberá certificar su conocimiento del contenido de este documento. Del mismo modo, deben certificar sus conocimientos cuando se actualicen o cuando la Compañía así lo disponga.